In een begroting leggen we jaarlijks vast hoe we de doelstellingen voor het komende jaar financieel willen gaan bereiken. Daar houden we ons aan. Een begroting is de financiële leidraad voor het komende (boek)jaar, en wordt niet aangepast tenzij er sprake is van een uiterst uitzonderlijke situatie, bijvoorbeeld bij bepaalde marktontwikkelingen of bedrijfskritieke of onoverkoombare zaken. Zo maken we jaarlijks 3 miljoen euro vrij voor onze bedrijfsvoering om de noodzakelijke kosten te dekken. Dit jaar is merkwaardig genoeg besloten 1,5 miljoen euro in de bedrijfsvoering te steken. U kunt op uw vingers natellen wat dit voor gevolgen heeft. Daarnaast zijn er veel zaken niet meegenomen in de begroting, bedragen uit het vorige jaar niet meegenomen en is er onvoldoende vooruit gekeken. Een zorgelijk signaal waaruit blijkt dat gemeente Breda niet voldoende in control is van haar financiën.
Wat is er gebeurd?
Op 28 juni jl. heeft het college een raadsvoorstel ingediend om 2,4 miljoen extra goed te keuren (voteren) voor diverse investeringen en drie kwart miljoen (750.000 euro) extra voor “diverse aanpassingen” in de huisvesting. Dit bedrag zou dan in de begroting van 2022 aangepast moeten worden en de komende waren worden afgelost. Op zich al opmerkelijk natuurlijk dat er midden in een boekjaar een wijziging van deze grootte “ineens” boven komt drijven. Dit heeft geleid tot de nodige vragen aan wethouder Adank tijdens de beeldvormende sessie.
Waarom is er extra geld nodig?
“De beschikbare ruimte is momenteel onvoldoende om noodzakelijke investeringen te doen voor MIP Bedrijfsvoering en krediet huisvesting. Jaarlijks wordt een investeringsvolume van 3 miljoen aan het MIP BV toegevoegd. Tot en met het jaar 2021 was er ruim voldoende geld beschikbaar om alle noodzakelijke en gewenste investeringen te kunnen doen. De verbouwing van het Stadskantoor komt uit een apart krediet.”
Dit alleen al is een opmerkelijke situatie die heel veel vragen oproept natuurlijk. Midden in een boekjaar is er plotseling sprake van een budgettair tekort. Sterker nog, er is een tekort op iets waar altijd voldoende budget beschikbaar voor was, aangezien er jaarlijks voldoende kapitaal voor vrij werd gemaakt. Daarnaast is er volgens het college sprake geweest van “noodzakelijke” en “gewenste” investeringen. Dit roept natuurlijk de vraag op welke investeringen noodzakelijk waren en welke gewenst, naast het feit dat er in het raadsvoorstel niets wordt gezegd over het ontstaan van het tekort.
Waar is het geld allemaal voor nodig?
Met de verhoging van het beschikbare budget dienen de volgende investeringen te worden gedaan:
- 1.000.000 euro voor applicaties/software die nu Europees onrechtmatig zijn of einde contractperiode zijn of binnenkort worden.
- 500.000 euro voor met name een nieuw toegangscontrolesysteem op het stadskantoor, aangezien deze volledig is afgeschreven en onderdelen niet meer kunnen worden besteld.
- 1.000.000 euro aan ICT devices en beter beveiligde wifi, om hybride werken verder uit te bouwen, en medewerkers te voorzien van een flexibele werkplek.
- 400.000 euro voor nieuwe dataplatform voor diverse informatieproducten van uit het dit jaar voorziene innovatie lab, om data inzichtelijk en toegankelijk te maken.
- 700.000 euro extra budget voor verbouwing en inrichting Riethil 11.
- 50.000 euro voor audio/visuele middelen, waaronder een volledige opnamestudio.
Dit voorstel is vooral erg bijzonder en roept zoals gezegd veel vragen op. Met name over de toedracht en ontstaan van het tekort, het gebrek aan voortschrijdend inzicht en grip op hedendaagse ontwikkelingen en de toekomst. We hebben het college dan ook de volgende technische vragen gesteld.
Technische vragen over het investeringstekort
Jaarlijks wordt een investeringsvolume van 3M aan het MIP BV toegevoegd. Tot en met het jaar 2021 was er ruim voldoende geld beschikbaar om alle investeringen te kunnen doen. Echter in het jaar 2022 is “slechts” 1,5 miljoen beschikbaar. Dit terwijl de investeringen in de organisatie om meer vragen.
Vraag: Welke noodzakelijke investeringen hebben plaatsgevonden in 2021 en in hoeverre waren deze begroot, en indien nee, hadden deze kunnen worden voorzien?
Antwoord: In 2022 komen we investeringsvolume tekort. Daarom legt het college dit voorstel voor. Het tekort is ontstaan door drie hoofdredenen:
- In 2022 was het toegekende volume 1.500.000 euro in plaats van de gebruikelijke 3.000.000. In afwijking van de normale lijn is in het verleden besloten om de dotatie aan het MIP BV eenmalig te verlagen naar 1,5 miljoen in 2022. Zo kon de langjarige reeks sluitend worden.
- In 2021 hebben we veel meer moeten investeren in mobiele devices.
- In 2022 hebben we 1 mio extra investeringen gepland omdat we onrechtmatigheden moeten herstellen.
Bij het opstellen van de begroting over 2022 was de overschrijding op devices nog niet in beeld en was ook nog niet bekend welke contracten precies onrechtmatig waren en vervangen moesten worden. Die contracten zijn pas vanaf december en januari in beeld gekomen
Dit antwoord maakt het er allemaal niet veel beter op, maar geef juist meer zorgen. Welke overwegingen liggen ten grondslag aan het halveren van de jaarlijkse “dotatie” van 3 miljoen voor MIP Bedrijfsvoering? Dit terwijl;
- Bekend was dat het jaar ervoor meer dan begroot was geïnvesteerd in mobiele devices
- Bekend zou moeten zijn dat ook dit jaar investering op dit gebied moesten plaatsvinden.
- Bekend was dat er net als in 2021 onrechtmatigheden moesten worden hersteld
- Bekend zou moeten zijn welke contracten zouden aflopen conform degelijk contractbeheer
- Bekend zou moeten zijn welke applicaties onrechtmatig zouden zijn.
Al met al een bijzonder besluit met alle gevolgen van dien, waarvan het aannemelijk is dat deze voorkomen hadden kunnen worden door deze op te nemen in de begroting en hadden we geen discussie hoeven voeren over een kapitaalinjectie midden in het boekjaar.
Vraag: Er is dus in zekere mate ook sprake van “gewenste investeringen” die zijn gedaan en nu medeoorzaak zijn van het tekort. Is hier sprake van investeringen die men beter niet had kunnen doen? Zo ja, welke investeringen betreft dit, wat was het totale investeringsbedrag hiervan, in hoeverre hebben deze impact in het meerjarenperspectief en welke zekerheden kunnen worden gegeven dat er geen “gewenste” of “nice-to-have” investeringen meer worden gedaan zodat dergelijke tekorten kunnen worden voorkomen?
Antwoord: In onze toelichting maakten we verschil tussen noodzakelijke investeringen en gewenste investeringen. Dat klinkt inderdaad naar Nice- to –have. We hebben dat onhelder opgeschreven. Met noodzakelijke investeringen bedoelden we de investeringen die we moeten doen omdat de applicaties die we nu gebruiken onrechtmatig zijn, omdat ze of niet tijdig vervangen zijn, of omdat de bedragen die aanbesteed zijn in de loop der jaren zijn overschreden. De gewenste investeringen zijn alle andere investeringen die nodig zijn omdat contracten bijvoorbeeld aflopen, de applicaties niet meer ondersteund worden of verouderd zijn of die nodig zijn om andere processen te laten lopen.
In onze toelichting maakten we verschil tussen noodzakelijke investeringen en gewenste investeringen. Dat klinkt inderdaad naar Nice-to-have. We hebben dat onhelder opgeschreven.
Hier zien we dus duidelijk het belang van woordkeuze. Als we kijken naar het verschil tussen noodzakelijke en gewenste investeringen, lijkt het woordje gewenst een luxepositie aan te geven, maar in het antwoord blijkt dat alle uitgaven noodzakelijk blijken te zijn. Software waarvan het contract verloopt en verlengd moet worden, is gewoon een noodzakelijke investering. Applicaties die niet meer ondersteund worden en vervangen moeten worden is een noodzakelijke investering. Er is geen reden om daar een scheiding in aan te brengen.
Technische vragen over de investeringsplanning
Er wordt ongeveer 1.000.000 noodzakelijk geacht voor vervanging van applicaties die nu Europees onrechtmatig en/of einde contractperiode zijn.
Vraag: Op basis van welke Europese richtlijnen en met ingang van welke datum worden deze onrechtmatig geacht? Hadden deze investeringen geborgd kunnen zijn in de begroting op basis van voortschrijdend inzicht of was dit op dat moment nog niet bekend?
Antwoord: Richtlijn 2014/24/EU, Leveringen en diensten voor decentrale overheid, grensbedrag € 215.000 is van toepassing. In december 2021 (irt. Verbeterplan)zijn we heel precies gaan onderzoeken welke contracten onrechtmatig waren. Toen bleek dat ook enkele grote applicatiecontracten onrechtmatig waren. Bij het opstellen van de begroting 2022 was dit nog niet in beeld.
Het gaat hier dus om de algemene richtlijn uit 2014, voor leveringen en diensten groter dan 215K. Deze richtlijn is niet nieuw, en hier lezen we dus dat er in december vorig jaar (8 jaar na het ingaan van deze richtlijn) kritisch is bekeken welke contracten onrechtmatig waren. Dat is op zich al een bijzondere constatering, maar belangrijker is te weten dat dit is opgenomen in het verbeterplan en dat we uitkijken naar duidelijkheid over wat nu de status is.
Het toegangscontrolesysteem moet vervangen worden en hiervoor is 500K Benodigd.
Vraag: Waarom komt er midden in het boekjaar het verzoek om extra budget te injecteren voor het vervangen van een toegangscontrolesysteem waarvan men kon weten op basis van afschrijving en levensduurgegevens dat deze investering noodzakelijk zou zijn. Waarom is deze niet in de begroting opgenomen destijds in plaats van het geld aan te wenden voor andere “gewenste” niet noodzakelijke investeringen?
Antwoord: Budget van 500K was in 2021 beschikbaar, wegens problemen met de Europese aanbesteding, is de keuze gemaakt opnieuw aan te besteden en deze uit te voeren in 2022. Budget is in 2021 dus niet gebruikt, toen het budget in 2022 nodig was, bleek dit niet te zijn overgezet naar het volgende jaar. De vraag in deze is dus om budget wat in 2021 niet opgemaakt is beschikbaar te stellen voor 2022.
Budget is in 2021 dus niet gebruikt, toen het budget in 2022 nodig was, bleek dit niet te zijn overgezet naar het volgende jaar.
Wederom een bijzonder antwoord, wat ons wederom verbaast. Hoe kan het zo zijn dat er bij het opstellen van de begroting, waarbij toch écht alle onderdelen en programma’s worden bekeken en onderzocht er een half miljoen budget niet wordt overgezet? Wij vinden dit zorgelijk.
Er is 1.000.000 euro noodzakelijk voor devices en WiFi met het oog op Hybride werken en faciliteren van medewerkers met de juiste devices en Wifi, om een veilige, flexibele werkomgeving te realiseren.
Vraag: Ook hier stel ik de vraag waarom deze keuze midden in het boekjaar komt in verzoek tot injectie van extra budget. Dit terwijl het Hybride werken niet iets van gisteren is, maar al langer geleden is ingezet. Waarom is dit niet meegenomen in de begroting in plaats van gelden aan te wenden voor “gewenste” investeringen.
Antwoord: Vervanging van Wifi is noodzakelijk is nu we Hybride werken en daardoor alleen maar draadloos wordt gewerkt en de huidige Wifi daarom niet meer voldoet. Daarnaast is het natuurlijk ook zo dat ICT devices het laatste jaar enorm in prijs zijn gestegen. Vervangingen van oude apparatuur en vervanging en aanschaf van nieuwe devices worden per definitie uit het investeringsbudget betaald en niet uit de exploitatiebegroting. Beide onderwerpen waren wel voorzien, maar het totale investeringsvolume voor 2022 is onvoldoende om alle aanvragen te honoreren.
De vervanging van Wi-Fi naar een veiligere en stabielere situatie voor een betrouwbaar IT-landschap binnen de organisatie is absoluut cruciaal en rechtvaardigt dan ook een investering. Echter, dit is eveneens een overweging die bij een begroting thuishoort en niet midden in een boekjaar. De investering in ICT-devices kan heel eenvoudig via werknemersprofielen en aantal medewerkers worden gemonitord, beheerd en voorzien. Hierdoor kunnen deze uitgaven ook beter begroot worden, zonder extra kapitaalinjectie van 1 miljoen. Het is zeker waar dat er prijsstijgingen hebben plaatsgevonden binnen de markt van ICT-devices, maar ook dit is een trend die niet van gisteren is. Ook dit was al langer bekend, en had bij de begrotingsanalyses meegenomen moeten worden.
Er wordt 400.000 euro noodzakelijk geacht voor fundament data. Data is cruciaal voor ons dagelijks werk. Data moet veilig zijn, functioneel zijn en betrouwbaar zijn. Naast de voorziene investering van een innovatie lab, is er de behoefte aan een platform waar de informatieproducten op een plek inzichtelijk en toegankelijk zijn.
Vraag: Wat was de redenatie om een innovatie lab in te richten en informatieproducten te ontwikkelen zonder een daaruit voortvloeiend platform mee te nemen in de doelstellingen waar deze informatieproducten in zouden worden geïmplementeerd? Waarom komt deze behoefte/keuze nu pas? Had dit kunnen worden voorzien?
Antwoord: In het innovatie lab is het mogelijk om veilig met data te werken. Wat betreft het platform gaat het om een openbaar platform waar informatieproducten kunnen landen. Op dit moment worden veel van de informatieproducten nog op traditionele wijze gepresenteerd (print, pdf’s), maar ook in dashboards die beperkte toegang hebben. De ambitie is om informatie breder beschikbaar te maken, daarvoor is een platform nodig. We kunnen niet het hele fundament tegelijk ontwikkelen en gaan op basis van een roadmap aan de slag met de benodigde stappen op het gebied van data. In 2021 was dat platform al voorzien, maar is door herprioritering destijds gekozen voor de aanschaf van devices.
Als een platform al in 2021 al voorzien was volgens een bepaalde roadmap, maar dit budget voor ICT-devices is benut, waarom is het dan niet meegenomen in de begroting van 2022? Dit is wederom een voorbeeld van niet in control zijn, geen grip hebben op toekomstige kosten en dus midden in een boekjaar een begroting wijzigen. Dit was ook niet nodig geweest.
Technische vragen over aanpassingen in de huisvesting
Het realiseren van aanpassingen in het pand Riethil 11, in de bestuursvleugel, collegekamer Stadhuis de balies in de publiekshal, verdere aanvulling audiovisuele middelen en een goed gefaciliteerde studioruimte voor opname en montage van communicatiemiddelen.
Vraag: Kan het college een gedetailleerdere uiteenzetting/onderbouwing geven van de 750K die nodig wordt geacht voor deze investering?
Antwoord:
- Riethil 11 € 100.000
Achterstallig onderhoud en het arboproof maken van de werkplekken, met deze aanpassingen sluiten we enigszins aan op het huisvestingsconcept op het stadskantoor. - Bestuursvleugel € 100.000 Creëren van een extra vergaderkamer en het aansluiten van de bestuursvleugel op het huisvestingsconcept van de ambtelijke organisatie
- Collegekamer stadhuis € 50.000
Wens vanuit de griffie/raad om de huidige installatie Arbor uit te breiden, zodat dit tijdens raadsvergaderingen in 3 ruimtes beschikbaar is. Arbor is nu beschikbaar in 2 ruimtes. - Publiekzaken € 200.000
Het creëren van extra balies in de hal i.v.m. de veiligheid van onze medewerkers en burgers (RI) en het arboproof maken van de huidige balies, deze voldoen nu niet aan de Arbo eisen. - Audiovisuele middelen vergaderruimtes € 100.000
Als gevolg van Corona is het digitaal werken een blijvend succes gebleken, dit vraagt om uitbreiding van de mogelijkheden om hybride te overleggen in vergaderruimtes.
Met deze investering worden extra vergaderruimtes voorzien van faciliteiten voor hybride overleg. - Studioruimte € 200.000
We hebben een enorme stap gemaakt in het digitaal werken en communiceren en dit vraagt om een extra impuls op het gebied van audiovisuele voorzieningen. In- en externe communicatie via filmpjes, vlogs, podcasts, webinars enz hebben grotendeels de communicatie via papier vervangen. Om op professionele wijze invulling hieraan te geven is een investering in uitbreiding van audiovisuele middelen in overlegruimten noodzakelijk en is er een sterke behoefte aan een goed gefaciliteerde studioruimte voor opname en montage van deze communicatiemiddelen.
Uiterst verwonderlijk dat de kosten voor deze investering deels bestaan uit het arbo-proof maken van werkplekken en balies, aangezien dit toch echt in de lijn der verwachting mag liggen bij het opstellen van een huisvestingsplan. Verder bestaan de kosten uit nieuwe behoeften. Deze behoeften verbeteren de kwaliteit en flexibiliteit van de werkzaamheden. Echter, deze behoeften zijn niet kritiek voor de bedrijfsvoering horen daarom thuis bij begrotingsgesprekken. De investeringen zijn weliswaar noodzakelijk en gewenst maar geen reden om de huidige begroting open te moeten breken.
Conclusie
Op basis van het raadsvoorstel waarin gevraagd wordt om een votering van respectievelijk 2,4 miljoen en 750K en de aangeleverde antwoorden op onze technische vragen kunnen we het volgende concluderen.
De benodigde investeringen die nu noodzakelijk worden geacht komen voort uit gebrek aan voortschrijdend inzicht, onvoldoende grip op contracten en life cycle management software/applicaties, budgetten die niet naar het volgend jaar zijn meegenomen, te weinig controle over eigen data en tot slot dat veel keuzes terug herleid kunnen worden naar integraal reactief beleid, met als gevolg dat er kapitaalinjecties benodigd zijn die thuishoren bij een begroting.
Wij vinden de toedracht en de onderbouwing van deze votering een zorgelijk signaal. Dit is niet het signaal wat we graag zouden willen zien. Het is niet goed voor ons vertrouwen in het financieel management van onze gemeente en het is met name geen goed signaal richting onze kiezers.
Iwan Dienjes
Fractievoorzitter Lijst Pim Fortuyn Breda
