De Rekenkamer Breda heeft in de periode medio april tot december 2021 deelgenomen aan een landelijk onderzoek naar De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij decentrale overheden. In het rapport komt de uitvoering van de Wob in Breda aan de orde, met een vergelijking van de uitvoering in de andere 82 gemeenten, die aan het onderzoek deelnamen.
Wat is de WOB nou eigenlijk?
U heeft er vast wel eens van gehoord. De WOB. Maar wat betekent het nou eigenlijk? Laten we eerst eens beginnen met uitleggen wat dit nou eigenlijk betekent. De “WOB” betekent afgekort “Wet Openbaarheid van Bestuur”, en in deze wet staat geregeld wat de overheid openbaar moet doen en laten. De Wet openbaarheid van bestuur geeft invulling aan een belangrijk beginsel in onze rechtsstaat en dat is namelijk de transparantie van het overheidsbestuur. Dat uitgangspunt is ook in de Grondwet vastgelegd in artikel 110. De Wob geeft invulling aan dat grondwettelijke artikel.
Artikel 3, eerste lid, Wob
Iedereen kan een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, werkzame instelling, dienst of bedrijf.”
Hiermee wordt bedoeld dat iedereen aan de overheid om informatie kan verzoeken, zowel voor bestuursorganen of instellingen, diensten of bedrijven die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ministers, bestuursorganen van provincies, gemeenten, waterschappen en bestuursorganen die onder hun verantwoordelijkheid van deze genoemde organen werkzaam zijn, bijvoorbeeld politie, zorginstellingen en onderwijsinstellingen.
Een verzoek kan worden gedaan gericht op informatie die is vastgelegd in documenten. Dat kan zijn in een schriftelijk document, maar zeker ook elektronisch vastgelegde informatie (Bijv. WhatsApp, e-mail en sms) op een USB-stick of harddisk.
Wanneer hoeft informatie niet openbaar gemaakt te worden?
De wet kent echter wel een aantal uitzonderingsgronden en beperkingen, die regelen wanneer openbaarmaking niet verplicht is. Denk daarbij aan persoonlijke beleidsopvattingen in een document opgesteld ten behoeve van intern beraad. Een mening is persoonlijk en hoeft niet openbaar gemaakt te worden. Dit punt is in het verleden veelvuldig in het nieuws geweest vanwege het onderzoek uitgevoerd door de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag en de in het rapport gewraakte ‘Rutte-doctrine’.
Actieve en passieve openbaarmaking
Een belangrijk onderscheid dat de wet maakt is dat tussen ‘actieve’ en ‘passieve’ openbaarheid. Overheden kunnen actief informatie openbaar maken, bijvoorbeeld op hun website, in een informatieregister etc. Maar daarnaast moeten bestuursorganen reageren op een verzoek: de passieve openbaarheid. Voor actieve en passieve openbaarheid gelden dezelfde uitgangspunten, uitzonderingen en beperkingen. In beide gevallen wordt informatie uiteindelijk openbaar gemaakt met in achtneming van de uitzonderingsgronden en beperkingen.
Hoe kan iemand een WOB-verzoek indienen?
Als iemand een WOB-verzoek indient kan dit zowel mondeling als schriftelijk gebeuren. Hij dient zijn verzoek in bij het bestuursorgaan, of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. Het is hier belangrijk dat de verzoeker de informatiebehoefte zo duidelijk en concreet mogelijk formuleert. Slaagt de verzoeker hier niet in, dan moet het bestuursorgaan hierin ondersteuning bieden. Het bestuursorgaan beslist op basis van de voor deze wet- en regelgeving geldende uitzonderingen en beperkingen of een verzoek wordt ingewilligd en uitgevoerd. Dit moet zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen de wettelijke termijn plaatsvinden.
Binnen welke termijn moet een WOB-verzoek worden afgehandeld?
Deze wettelijke termijn is vanuit de WOB vier weken vanaf de dag na de ontvangst van het verzoek. Deze termijn kan het bestuursorgaan verdagen met maximaal vier weken; dat moet dan wel schriftelijk bekend gemaakt worden aan de verzoeker binnen deze eerste termijn van vier weken.
Ontstaan van de Wet Open Overheid (WOO)
In 2012 stuitte de WOB op kritiek vanuit de landelijke politiek en resulteerde dan ook in een initiatiefwet van GroenLinks en D66 met als doel overheden en semioverheden transparanter te maken. Deze wet moet overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar maken en tevens goed archiveerbaar zijn. Uiteindelijk is het wetsvoorstel in 2021 aanvaard en is de WOO in werking getreden sinds 1 mei 2022 jl.
Transitie van WOB naar WOO
De Woo pleit voor een goede informatiehuishouding zodat de doelen van de wet kunnen worden bereikt. Daarom bevat deze wet een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te behouden. Daarnaast dient er bij elke begroting en jaarrekening een openbaarheidsparagraaf te zijn opgenomen waarin beleidsvoornemens en resultaten worden beschreven en verantwoord. Een belangrijk verschil met de WOB is dat de WOO naast informatieverstrekking op verzoek (passief) overheidsorganisaties ook verplicht zelf informatie gefaseerd openbaar te maken (actief). Mede hierdoor is de WOO een belangrijke stap naar een open overheid. Uitgangspunt hierbij is dat iedereen recht heeft op toegang tot publieke informatie en dat alle overheidsinformatie in beginsel openbaar is. Alleen in uitzonderingsgevallen wordt hiervan afgeweken. De termijn voor afhandeling blijft vier weken, maar kan maximaal twee weken worden verlengd in plaats van vier weken bij de WOB.
Onderzoek rekenkamer Breda naar uitvoering WOB
De Rekenkamer Breda heeft in de periode medio april tot december 2021 deelgenomen aan een landelijk onderzoek naar “De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) bij decentrale overheden”. Hierin worden de uitkomsten van Breda vergeleken met de uitkomsten van de 82 andere deelnemende gemeenten. We zien dat er veel goed gaat in de uitvoering van de WOB, maar dat daarnaast een aantal belangrijke aandachtspunten bestaan waar de gemeente Breda mee aan de slag moet. Zeker met het oog op de inwerking getreden wet open overheid (WOO) is nog het nodige werk te verzetten.
Aandachtspunten van Rekenkamer Breda
- Weinig aandacht van gemeenteraad en onvoldoende informatie beschikbaar
Het zou goed zijn voor de Bredase gemeenteraad als er meer aandacht zou komen voor de WOO/WOB en de uitvoering hiervan. Openbaarheid van informatie is een belangrijk uitgangspunt van onze democratie en belangrijk voor het vertrouwen van de kiezer in de overheid. Het dus een belangrijke taak van volksvertegenwoordigers om de uitvoering van deze wet te controleren en indien nodig kaders te stellen. Momenteel is er binnen de gemeenteraad Breda onvoldoende informatie beschikbaar waardoor er dus ook niet veel te controleren valt. Dit aandachtspunt is sinds het intreden van de WOO nóg belangrijker geworden omdat deze wet een verplichting stelt aan een goede uitvoering, informatiehuishouding en actieve openbaarmaking van de verstrekte informatieverzoeken.
- Gebrekkige dossiervorming, WOB-verzoeken wél bewaard maar niet de antwoorden.
De dossiervorming van de gemeente Breda met betrekking tot WOB-verzoeken was tot begin 2022 enorm slecht. Zo zijn uitsluitend de WOB-verzoeken bewaard, en niet de antwoorden en dus ook niet de (afgelakte) informatie die verstuurd is aan de verzoekers. Dit is natuurlijk volstrekt onacceptabel. Dit had bovendien tot gevolg dat de gemeente Breda geen antwoord kon geven op vragen vanwege deze enorm slechte vorm van informatiehuishouding. Zeker met het oog op de verplichte openbaarmaking vanuit de WOO zal er nog veel werk moeten worden verzet. Inmiddels worden sinds eind 2021 wél alle verzoeken- en antwoorden bewaard.
- Weinig uitleg over de WOB op de Bredase website
Tijdens het onderzoek van rekenkamer Breda is ook gekeken naar de uitleg over de WOB op de website van de gemeente Breda en naar de gebruiksvriendelijkheid om een WOB-verzoek in te doen.
De informatie is matig. Er wordt onvoldoende uitleg gegeven over de werkwijze, de procedure en de weigeringsgronden. Om een verzoek in te dienen is dit flink wat minder eenvoudig dan bij andere gemeenten. Aandachtspunten voor verbetering dus. Inmiddels is volgens het college de website van de gemeente overigens wel aangepast, waarbij de WOB is vervangen door de WOO. De bezoeker wordt doorverwezen naar informatie van rijksoverheid en een WOB-verzoek is vormvrij maar de bezoeker wordt uitgenodigd dit via het webformulier te doen zodat het verzoek op de juiste plaats terecht komt.
- Beslistermijnen worden overschreden. Reactie komt vaak te laat of helemaal niet.
De wettelijke beslistermijn in de WOB is in principe 4 weken, met een mogelijkheid om eenmalig nog eens 4 weken te verlengen. In 30% procent van de gevallen wordt de beslistermijn overschreden met 50 dagen en in 13% van de gevallen had de verzoeker eind 2021 nog geen reactie ontvangen of het verzoek zal worden ingewilligd, wat bij andere gemeenten ongeveer 1% is. Het niet, of niet tijdig beslissen is dus een belangrijk aandachtspunt voor de gemeente Breda en zeker door de in werking stelling van de WOO sinds 1 mei 2022.
- Onvoldoende ambtelijke personeel voor afhandeling WOB verzoeken.
Een van de belangrijkste redenen dat de uitvoering van de WOB slecht verloopt en beslistermijnen worden overschreden is volgens het onderzoek te wijten aan tekort aan ambtelijk personeel om deze werkzaamheden te verrichten. Ambtenaren moeten dit namelijk naast hun gewone werk doen. Een belangrijk aandachtspunt voor Breda, zeker met het oog op de kortere beslistermijn van 2 weken die bij de WOO geldt. Inmiddels is er een WOO-functionaris aangesteld (2 personen, 1 fte), en 6 WOO-coördinatoren. Ook is het gehele proces in kaart gebracht en verbeterd liet het college weten in haar reactie.
- Onvoldoende onderbouwing bij weigering WOB-verzoeken
Zoals eerder gezegd was er sprake van gebrekkige dossiervorming en kon bij het onderzoek niet goed worden onderzocht indien een WOB-verzoek werd geweigerd of dit volgens de juiste weigeringsgronden was verlopen. Tevens kon niet worden vastgesteld of er veel of weinig tekst was weggelakt in de antwoorden. Van de weinige dossiers die wél enigszins compleet waren bleek de onderbouwing van deze weigeringsgronden erg summier en werd niet vermeld naar welke documenten is gezocht en of alle documenten gevonden zijn die van toepassing zijn op het WOB-verzoek, waardoor de verzoeker niet kan nagaan of de wet goed is toegepast of naar alle informatie is gezocht. Een belangrijk verbeterpunt voor de gemeente Breda.
- Bezwaar en beroep wordt in Breda vaak informeel afgehandeld.
Als er door de verzoeker in bezwaar of beroep wordt gegaan wordt dit bij 20% van de gevallen informeel, vaak telefonisch, afgehandeld wat vaak heeft geleid tot het intrekken van het bezwaar of beroep. Dit is bij andere gemeenten ongeveer 2%. Overigens wordt ondanks een bezwaar/beroep tegen een Wob-besluit om niet of slechts deels informatie op te sturen, de gevraagde informatie vervolgens zelden alsnog beschikbaar gesteld.
- Weinig aandacht voor actieve openbaarmaking
In Breda is er maar weinig aandacht voor de actieve openbaarmaking van informatie voortvloeiend uit WOB-verzoeken. De opgevraagde informatie wordt meestal in passieve vorm openbaar gemaakt, namelijk aan de verzoeker verstuurd. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor Breda aangezien actieve openbaarmaking van informatie vanuit de WOO verplicht is sinds 1 mei 2022.
Reactie van het college over het rapport
Het college heeft per 1 juli jl, gereageerd op het onderzoek en aangegeven dat zij het onderzoek met belangstelling hebben gelezen en een bevestiging zijn dat zij op de goede weg zijn. Er zijn inderdaad diverse verbeterslagen gemaakt maar er is nog veel werk te verrichten.
“Beste leden van de Rekenkamer,
In het voorliggende rapport wordt door de Rekenkamer Breda de uitvoering van de WOB door de gemeente Breda belicht. Hierin worden de uitkomsten van Breda vergeleken met de uitkomsten van de 82 andere deelnemende gemeenten. In het kader van de overgang van de WOB naar de WOO is het afgelopen half jaar het proces van de WOB scherp onder de loop genomen en geëvalueerd.
Verbeterpunten die daaruit naar voren kwamen, zoals verbetering van de informatiehuishouding en dossiervorming en verhoging van de doorloopsnelheid van aanvragen zijn aangepakt. Dit hebben wij gedaan d.m.v. aanscherping van het proces en het projectmatig aanpakken van verbeteringen in de informatiehuishouding. De verbetering van de informatiehuishouding is een project wat nog loopt en enige tijd zal vergen. Overigens is het een flinke klus om een verzoek af te handelen in de tijd die daarvoor staat.
Wij hebben het rapport van de Rekenkamercommissie met belangstelling gelezen. Een aantal aanbevelingen sluiten heel mooi aan op voornoemde stappen die wij in het kader van de implementatie van de WOO al hebben genomen en bevestigen dat we op de goede weg zijn.”
Technische vragen
Op de aandachtspunten die rekenkamer Breda heeft aangedragen is in een aantal gevallen absoluut actie ondernomen, echter, om een goed beeld te krijgen van de uitvoering van de WOB gedurende de onderzoeksperiode, de genomen maatregelen en de huidige uitvoering van de WOO, hebben wij het college de volgende technische vragen gesteld.
- Weinig aandacht van gemeenteraad.
Het ontbreekt de gemeenteraad aan informatie over de uitvoering van de WOB/WOO. Het college heeft door de aanstelling van de WOO-functionaris meer grip en inzicht willen genereren in de hoeveelheid verzoeken en uitvoering te kunnen monitoren. Het college verwijst naar artikel 3.5 openbaarheidsparagraaf.
Vraag: Kan het college de bevindingen en gerealiseerde optimalisaties van de WOO-functionaris met betrekking tot uitvoering van de WOO delen met de raad zodat er ook meer grip en transparantie ontstaat? Wat is er dan precies allemaal verbeterd? Waar staan we nu?
Antwoord: In het zaaksysteem waarin de WOO-verzoeken nu geregistreerd worden kan de WOO-functionaris het volledige proces blijven volgen en dus ook bijsturen. Denk aan termijnbewaking, juridische ondersteuning, besluitname en borging van documenten.
Vraag: Wordt de raad periodiek geïnformeerd over de omvang, kwaliteit en uitvoering van WOO-verzoeken zodat dit vanuit de raad kan worden getoetst/gecontroleerd en effectief kan sturen binnen de gestelde kaders?
Antwoord: De raad wordt niet periodiek geïnformeerd, het college wel. Sinds 1 mei wordt wekelijks een overzicht van alle WOO-verzoeken naar de directie gestuurd zodat men weet welke verzoeken er spelen.
Vraag: Kunnen we ervan uitgaan dat in de begroting 2023 en in de jaarrekening 2023 een uitgebreid verantwoordingsverslag zal bevatten, zodat inzichtelijk wordt in hoeverre inzake de uitvoering van de WOO aan deze wet wordt voldaan?
Antwoord: Er zal op grond van de WOO in zowel de begroting als de jaarrekening aandacht worden besteed aan de WOO.
- Gebrekkige dossiervorming
Uit het onderzoek van de rekenkamer bleek ook dat er sprake is van gebrekkige dossiervorming waardoor nader onderzoek inzake de uitvoering WOB/WOO onvoldoende kon worden uitgevoerd.
Vraag: Wat was precies de fundamentele reden om WOB-antwoorden niet te archiveren? Waarom werden juist precies dit soort gegevens niet bewaard?
Antwoord: Dit betrof destijds de verzoeken, waar het gevonden aantal documenten erg groot was, waardoor de omvang in MB’s de maximale omvang van opslag in het systeem overschreed. De documenten zijn uiteraard wel verstuurd naar de verzoeker, maar apart opgeslagen. Beheer op deze opslag ontbrak door onduidelijkheid in het interne proces. Dit zal in de toekomst niet meer voorkomen, aangezien de werkwijze is veranderd en we voortaan alles archiveren.
Vraag: Kan het college het genoemde implementatieplan in aanloop naar een goede informatiehuishouding en dossiervorming delen met de raad zodat wij kunnen beoordelen in hoeverre deze voldoet aan artikel 6.1 van de wet open overheid inzake het goed op orde hebben van informatiehuishouding en inzicht kan worden verschaft over de verbeterplannen?
Antwoord: Formeel gaat de raad niet over dit soort plannen. Tijdens de beeldvormende bespreking op 7 juli is een raadsinformatiebrief toegezegd over de implementatie van de WOO.
Vraag: Kan het college aangeven welk tijdspad er aan dit implementatieplan is gekoppeld? De wetgever geeft hier een uiteindelijke deadline aan van 5 jaar. In hoeverre is dit haalbaar voor alle dossiers naar verwachting?
Antwoord: In het plan is een Roadmap opgenomen, maar plan is nog concept. Voorgestelde Roadmap (tijdspad) dient nog te besproken worden met de diverse afdelingen die met informatiehuishouding te maken hebben. Naar verwachting is vijf jaar een reële termijn om het einddoel te behalen.
3. Weinig uitleg WOO op gemeentelijk website
De aanpassingen zijn inmiddels aangepast naar de nieuwe situatie met verwijzingen naar rijksoverheid. Het is inderdaad een flinke verbetering in de uitleg en werking van de WOO
Geen vragen
4. Onvoldoende ambtelijke capaciteit
Vraag: Wat is het effect van het aanstellen van de WOO-functionaris (1 fte, 2 personen) en 6-woo-coördinatoren voor administratieve werkzaamheden op de aandachtspunten van de rekenkamer tot nu toe?
Antwoord: Op 6 juli jl. heeft eerste evaluatie plaatsgevonden. Het proces loopt beter: de administratieve kant van het proces is gewaarborgd. Termijnen worden bewaakt. Wat betreft coördinatie en administratieve ondersteuning is 1 Woo-functionaris en 6 coördinatoren afdoende gebleken Wel komt naar voren dat de druk op de behandelaars wat betreft de inhoudelijke behandeling erg hoog is. Woo-verzoeken blijken vaak erg omvangrijk en het opzoeken van de gevraagde documenten vergt veel tijd en energie omdat de verschillende documenten bij verschillende behandelaars in verschillende systemen zijn opgeslagen.
Vraag: Was de investering in tijd en personeel tot nu toe rendabel en heeft dit geleid tot het oplossen van het capaciteitstekort en uitvoering van de WOO conform de wetgeving?
Antwoord: Wat coördinatie en juridische ondersteuning betreft zeker wel. Uit evaluatie blijkt dat inhoudelijk behandelaar vaak te druk zijn met reguliere taken om daarnaast ook een Woo-verzoek op te pakken. Zie ook antwoord op voorgaande vraag.
5. Niet tijdig beslissen WOO-verzoeken
Vraag: Zijn door het aantellen van de WOO-functionaris en 6 coördinatoren WOO-verzoeken tijdig beantwoord en zijn de dossiers volledig gearchiveerd en openbaar gepubliceerd? Zo ja, waar kunnen we deze inzien en indien nee, welk percentage is wel conform de WOO verlopen en per wanneer zullen de overige verzoeken worden afgehandeld?
Antwoord: WOO-verzoeken vanaf 1 mei kunnen in het zaaksysteem worden gemonitord. De documenten worden momenteel alleen nog naar de verzoeker verstuurd. Het actief openbaar maken van deze categorie documenten is nu nog niet verplicht. Verder is actief openbaar maken van documenten afhankelijk van de ontwikkelingen van het verplichte rijks-platform Plooi. Dit platform is nog niet gereed.
Vraag: Uit het onderzoek van de rekenkamer bleek dat over 2018 t/m 2020 er van 39 verzoeken geen beslissing was genomen. Hoe is de situatie momenteel? Hoeveel of welk percentage WOO-verzoeken is sinds 1 januari voor WOB-verzoeken en met ingang van de WOO per 1 mei jl. niet beantwoord en op welke termijn gaat hier alsnog antwoord op komen?
Antwoord: Op dit moment zijn 7 WOO-verzoeken afgehandeld. 1 is afgewezen i.v.m. uitzonderingsgrond, 1 is ingetrokken, 5 zijn toegewezen. Verder zijn 11 WOO-verzoeken in behandeling. Er rest nog 1 “oud” WOB-verzoek van voor 1 mei. Dit verzoeker heeft na een gesprek toegezegd het verzoek in te trekken. Dit dient echter door de verzoeker zelf te gebeuren. Het verzoek is afgehandeld, echter formeel kan het nog niet worden afgesloten
6. Weinig onderbouwing afwijzen/weigeringsgronden
Vraag: Hoeveel of welk percentage WOB- en WOO-verzoeken zijn niet ingewilligd en op basis van welke weigeringsgronden worden deze veelal niet uitgevoerd?
Antwoord: De informatie over de WOB-verzoeken van voor 1 mei zijn niet in één handeling uit een systeem te halen. Voor de gevraagde percentages en afwijzingsgronden dient nader onderzoek gedaan te worden. WOO-verzoek na 1 mei: Er is 1 WOO-verzoek afgewezen Zie vraag 5. Reden: gevraagde documenten al openbaar toegankelijk.
Vraag: Kan het college uitleggen op welk gebied de modelbrieven die bij de onderbouwing van de afwijzing worden gebruikt zijn aangepast ter verbetering? Wat ontbrak er precies bij de modelbrieven vanuit het rijk?
Antwoord: De modelbrieven vanuit het Rijk zijn gebruikt, maar herschreven naar B1 taal gebruik, zodat ook minder geletterden de brieven kunnen begrijpen. De brieven van het Rijk waren te juridisch van aard.
Vraag: Worden deze afwijzingen wél gearchiveerd?
Antwoord: Sinds 1 mei 2022 is het proces verbeterd zodat de besluiten en op de opgevraagde documenten worden gearchiveerd.
Vraag: Kan het college de astronomische groei in afgewezen wob-verzoeken uit de onderzoeksperiode verklaren? In 2018 was dit 0,2%, in 2019 was dit 12% en 2020 30%.
Antwoord: Zie ook vraag 6: De informatie over de WOB-verzoeken van voor 1 mei zijn niet in één handeling uit een systeem te halen. Voor de gevraagde percentages en afwijzingsgronden dient nader onderzoek gedaan te worden
7. Weinig formeel bezwaar/beroep
Uit het onderzoek kwam naar voren dat er weinig formeel bezwaar of beroep wordt gemaakt, maar dat dit in veel gevallen telefonisch/informeel wordt afgehandeld wat leidt tot intrekken van het bezwaar.
Vraag: Ligt hier achteraf een schriftelijke bevestiging van deze afhandeling aan ten grondslag en wordt dit gearchiveerd?
Ja, een afhandeling wordt schriftelijk bevestigd en wordt gearchiveerd.
Vraag: Kan het college uitleggen waarom de beslistermijn wordt overschreden door tekort aan ambtelijke capaciteit, maar er wel voldoende tijd is om bezwaren telefonisch en informeel af te handelen?
Vergunningverlening heeft een kostendekkende bedrijfsvoering op basis van de geheven leges. Woo-verzoeken horen niet bij deze kostendekkende werkzaamheden WOB-verzoeken krijgen weinig prioriteit door hoge werkdruk waardoor termijnen worden overschreden. Wanneer uiteindelijk bezwaar wordt gemaakt wordt dit bezwaar door een andere afdeling in behandeling genomen (de afdeling Juridische Zaken) Ook hier is de werkdruk hoog, maar deze medewerkers zijn getraind in mediation. Achter een Woo-verzoek zit vaak een heel verhaal. Door een goed gesprek kan blijkbaar veel worden opgelost en scheelt dit een formeel traject
8. Weinig aandacht voor actieve openbaarmaking
Vraag: In hoeverre is men nu klaar om te voldoen aan de wetgeving omtrent WOO? Hoeveel en welke percentage van de WOO-verzoeken is daadwerkelijk gepubliceerd en toegankelijk?
Antwoord: Zie vraag 5. De documenten worden momenteel alleen nog naar de verzoeker verstuurd. Het actief openbaar maken van deze categorie documenten is afhankelijk van de ontwikkelingen van het verplichte rijks-platform Plooi. Dit platform is nog niet gereed.
Vraag: Wordt het koninklijk besluit, verwacht in Q4 dit jaar, afgewacht en wordt er dan pas actie ondernomen op het gebied van het actief publiceren van de gedane WOO-verzoeken via het PLOOI? Is hier dan geen sprake van een wetsovertreding en indien ja, waarom meent het college dat het zich bewust niet houden aan een wet die per 1 mei in werking is, een gerechtvaardigde overweging kan zijn?
Antwoord: Voor de verplichte actieve openbaarmaking via Plooi is een overgangsrecht opgenomen in de Woo. Daarnaast zal de wetgever in het Koninklijk besluit een fasering aangeven van de openbaar te maken documenten. Verwacht wordt dat de Woo-verzoeken in de eerste fase vallen. Deze fase zal naar verwachting lopen van 1 januari 2023 tot 1 januari 2024. Er is dus absoluut geen sprake van een wetsovertreding. Het Plooi is een verplicht platform dat allerlei technische specificaties verlangd. Als we nu uit eigen beweging zelf een platform zouden ontwikkelen, dat achteraf niet aan de specificaties van Plooi voldoet, is dat kapitaalvernietiging.
Conclusie
Rekenkamer Breda heeft ons onaangenaam verrast met het rapport voortvloeiende uit het landelijke onderzoek in de uitvoering van de WOB. Op basis van dit rekenkamerrapport en de antwoorden op onze technische vragen kunnen we het volgende concluderen. Dankzij de onderzoeksresultaten is er op vele vlakken actief gehandeld. Er is kritisch gekeken naar het proces en maatregelen in gang gezet. Er is een WOO-functionaris aangesteld, Er zijn 6 WOO-coördinatoren aangesteld, Het proces verloopt beter, beslistermijnen worden bewaakt, documenten worden gearchiveerd en zijn eenvoudig uit het systeem te halen zonder daar eerst uitgebreid onderzoek naar te hoeven doen. Een positief signaal wat goed aangeeft dat het college op de goede weg is.
Echter, er is nog veel werk te verrichten, zeker gezien de antwoorden op onze technische vragen die in sommige gevallen variëren van lichtelijk bedenkelijk tot uiterst schokkend. We willen dan ook graag deze zorg benadrukken inde volgende punten.
- Raad krijgt geen periodieke informatie over uitvoering WOO, geen inzicht in optimalisaties en voortgang. Hooguit wordt er “aandacht” besteed bij jaarrekening en begroting.
Goed om te lezen natuurlijk dat er momenteel door het aanstellen van de WOO-functionaris en medewerkers WOO-verzoeken conform de wet worden uitgevoerd. Toch willen wij voorstellen om periodiek een status van de uitvoering van de WOO te delen met de raad, alsmede informatie over behaalde optimalisaties en voortgang hiervan. Ook in de begroting alsmede in de jaarrekening verwachten wij een degelijke verantwoording. Het antwoord dat er “aandacht” wordt besteed in deze documenten is voor ons te mager en wensen dan ook een toezegging dat dit uitgebreid wordt gerapporteerd. Is het college bereid de raad periodiek, bij voorkeur per kwartaal, te informeren over uitvoering van de WOO?
- Antwoorden van WOB-verzoeken werden niet bewaard vanwege te weinig opslag in het systeem.
Dit is toch wel vrij schokkend. Antwoorden van WOB-verzoeken werden niet bewaard vanwege te weinig MB’s aan opslag in het systeem! In plaats van te kiezen voor een technische upgrade qua opslagcapaciteit worden gegevens weggegooid. Op zich al een bijzondere overweging die we niet kunnen accepteren en zien dit dan ook als een uiterst zwak argument. Kan het college toezeggen dat zij zorg zal dragen voor een weerbaar en flexibel IT-landschap waarbij onvoldoende opslagcapaciteit en decentrale opslag van documenten tot het verleden behoort?
- Implementatieplan voor wet open overheid wordt niet gedeeld met de raad.
Ter verbetering van de informatiehuishouding en dossiervorming is er een implementatieplan ontwikkeld wat we als raad kennelijk niet mogen zien, want daar gaat de raad formeel niet over. Dus al we voornemens zijn verbeteringen aan te brengen conform de wet open overheid en er wordt een plan ontwikkeld mogen we dat plan niet inzien. Tot zover gaat dus diezelfde open overheid. Het daaropvolgende antwoord geeft zelfs aan dat dit implementatieplan nog in de conceptfase zit. Is het college bereid de raad te informeren over het ontwikkelde implementatieplan en de behaalde resultaten tot op heden?
- Ondanks investering in ambtelijke capaciteit nog steeds hoge werkdruk bij behandelaars.
Goed om te lezen dat het proces nu beter verloopt en dat er actie is ondernemen in de optimalisatie hiervan. De monitoring, coördinatie en support loopt dus beter, maar we lezen ook dat behandelaars nog steeds last hebben van een hoge werkdruk. Is er een plan waarin dit wordt aangepakt/verbeterd? Kan het college duiden hoe er zal worden omgegaan met het feit dat behandelaars van WOO-verzoeken nog altijd onder grote werkdruk staan ondanks investering in extra ambtelijke capaciteit?
- WOO-verzoeken tijdrovend omdat documenten bij verschillende mensen zijn opgeslagen.
Het argument dat het behandelen van WOO-verzoeken tijdrovend is doordat documenten decentraal zijn opgeslagen is wel lichtelijk verontrustend. Is er een plan voor centralisatie in het opslaan van documenten zodat het voor behandelaars minder tijdrovend wordt om WOO-verzoeken te behandelen?
- Gegevens van afgewezen WOB-verzoeken zijn niet eenvoudig uit het systeem te halen
Goed om te lezen dat modelbrieven vanuit het rijk naar een begrijpbare vorm zijn omgezet, zodat de tekst voor iedereen duidelijk is. Wat wij echter niet zo goed vinden is dat we kennelijk niet in staat zijn om op een eenvoudige wijze gegevens over geweigerde WOB-onderzoeken uit het systeem te halen en dat daar nader onderzoek voor nodig is. Komt dit onderzoek nog en bevestigt het college dat met de huidige uitvoering van de WOO en het daaraan gekoppelde proces het wél mogelijk zal zijn om snel inzicht te krijgen in de omvang en onderbouwing van afgewezen WOO-verzoeken?
Het moge duidelijk zijn dat wij als LPF Breda verbetering verwachten in de uitvoering van de WOO. Er gaan weliswaar veel zaken beter maar er is wel degelijk nog het nodige werk te verrichten. Om inzicht te krijgen en te behouden verzoeken wij het college medewerking te verlenen aan onze verzoeken.
Iwan Dienjes
Fractievoorzitter Lijst Pim Fortuyn Breda
